【生産性の底辺】はんこ文化で体験した仕事のムリ・ムダ・ムラ

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国家試験の勉強に挫折した“資格崩れ”から立ち直り、経理を筆頭に事務仕事を複数経験した男性。女性の多い職場で立ち回って(?)きました。仕事術・挫折からの復活・その他の分野について、複数のブログを運営中。

新型コロナウイルス対策としてのテレワークが広がるにつれ、問題が指摘されているのが「はんこ文化」です。

 

「ハンコを押すために出社する」ことの非効率さがフォーカスされることが多い昨今。

 

しかし、押印の行為そのものがが重要視されることには、以前から複数の問題がありました。

そんなはんこ文化で体験した非効率について考察していきます。

(※目次の項目をクリックすると、その箇所をすぐに読めます)

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はんこ文化で体験した仕事のムリ・ムダ・ムダ

はんこ文化で体験した仕事のムリ・ムダ・ムラには以下のようなものがあります。

その場しのぎで上が動いていると、そのツケを下が処理しなくてはいけない「ダメな会社」の見本のようなパターンです。

日常:「今の段階で言うな」のオンパレード

社内ルールに従って出した書類に難癖をつけられて、はんこが押されないのは困ります。

もちろん上層部の判断で却下される案件もあるでしょう。

 

しかし日常レベルで必要な書類に対し決済者の気分で承認基準が変わっては迷惑そのもの。

さらに、社内のみならず社外に影響が出る場合はもっと大変です。

 

稟議書による事前承認が終わっているにもかかわらず、支払い時など後になってからケチをつけだすのは卑怯ですし契約違反です。

承認者不在時:適切な権限委譲をしろ

契約書などの重要書類の場合、代理の人では承認ができないこともあります。

 

逆に社内の日常承認については、これを滞りなく進めるのが大切です。

 

にもかかわらず、決済者に関しての権限移譲があいまいになると、上のスケジュールに振り回されることになり、非効率を招きます。

あるある:承認者と現場との板挟みになる担当者

会社の決済者に対して何らかの承認依頼をする人は、その結果が気になっています。

これらの人と決済者の間に立っているのが総務や経理などの担当者。

 

別に担当者の人には何の権限もないのですが、しばしば板挟みになってしまうのが世の常です。

 

「せっかくそっち(依頼者)のために進めてあげているのに」文句を言われがちなのは悲しいですね。

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はんこ文化にどっぷり浸かりながら感じていたこと

はんこ文化特有の非効率にどっぷり浸かりながら感じてしまうことがあります。

仕事のモチベーションに影響する感情は次のようなものです。

仕事がストップし時間がムダになるイライラ

決済者の承認がなくては進められない仕事の場合、社内の決済プロセスに依存することになります。

既に紹介した日常レベルや決済者不在のシーンで、担当者が理不尽に待たされる会社も存在します。

 

他の準備は整っているにもかかわらず、承認待ちで仕事がストップし時間がムダになるイライラは、経験してみないと分かりません。

そっちのために一番尽力しているのに文句を言われるバカバカしさ

既にお伝えしたように、担当者が板挟みになるシーンが往々にしてあります。

 

一番依頼者のために頑張っている人が矢面に立ち、文句ばかり言われるのはやはり精神的に辛いものです。

 

これが積み重なるとバカバカしくなってしまいますね。

はんこによる承認待ちばかりで「何のための仕事? 」と感じる

これら2つの先にあるのは

  • 何のための仕事?
  • 誰の役に立っているの?
  • 自分自身のスキルアップにもまったくつながらない

といった負の感情です。

 

これも仕事と割り切ることができない時は、今後の方向性も考える必要があります。

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はんこ文化で体験した仕事のムリ・ムダ・ムラ〜まとめ〜

今回のまとめ

はんこ文化で体験した仕事のムリ・ムダ・ムダ

  • 日常:「今の段階で言うな」のオンパレード
  • 承認者不在時:適切な権限委譲をしろ
  • あるある:承認者と現場との板挟みになる担当者

はんこ文化にどっぷり浸かりながら感じていたこと

  • 仕事がストップし時間がムダになるイライラ
  • そっちのために一番尽力しているのに文句を言われるバカバカしさ
  • はんこによる承認待ちばかりで「何のための仕事? 」と感じる

はんこ文化の中で体験した内容と感情をお伝えしてきました。

目的は社内の適切な承認プロセスにあるはずが、手段である“押印”そのものが目的になってしまっては本末転倒です。

なかなか一社員で何とかなる問題ではありませんが、意識としては持っていてもいいでしょう。

それではまた別の記事でお会いしましょう。

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