【初めての事務仕事】これだけは知っておきたいExcelの効率化テクニック

※本記事は順次更新中です。

何事も初めて経験することのついては不安に思うものです。

事務仕事については、どうしてもExcelの操作を避けて通ることはできません。

とはいえ、Excelは何となく操作することはできてしまう側面があり、効率化や時短のテクニックを後回しにしてしまう傾向があります。

せっかくこの記事にたどり着いてくださったあなたにはExcelの効率化テクニックを持ち帰り、実践に移してほしいです。

大大大前提! バカにしないでこれだけは知っておいてほしい

Excelの大前提として、これだけは知っておいてほしいことはこれです。

いくら効率化を図ることに成功しても、何かのきっかけで“落ちる”たびにそれまでの作業がパーでは意味がありません。

作業がはかどっている時ほど上書き保存を忘れてしまいがちですが、そんな時こそこまめに保存するアラートを自分自身で準備しておきましょう。

大量の入力をするような場合、アナログでもモニターの隅にふせんを一枚貼っておくだけでも違います。

必ず覚えておきたいExcelの基本的なショートカット

なお、意識しないと覚える機会がないものの、一度覚えると活用の機会が多く便利なショートカットは太字と黄色のマーカーで強調しました。

ぜひ参考にして優先的に覚えてください。

Excelにおけるセル・画面の移動

• 下のセルに移動：［ Enter ］
• 上のセルに移動：［ Shift ］＋［ Enter ］
• 右のセルに移動：［ Tab ］
• 左のセルに移動：［ Shift ］＋［ Tab ］
• 現在のデータ領域の先頭or末尾行、左or右端列に移動 ：［ Ctrl ］＋［ 各矢印キー（↑↓←→） ］
• 前のシートor次のシートに移動：［ Ctrl ］＋［ Page Up ］or［ Page Down ］
• データが入力されている最後のセルに移動：［ Ctrl ］＋［ End ］
• A1のセルに移動：［ Ctrl ］＋［ Home ］
• 1画面上or下にスクロール：［ Page Up ］or［ Page Down ］
• 1画面右or左にスクロール：［ Alt ］＋［ Page Up ］or［ Page Down ］

Excelにおけるセルの選択

• 選択範囲をデータがある最後のセルまで拡張
  ：［ Ctrl ］＋［ Shift ］＋［ 各矢印キー（↑↓←→） ］
• 選択範囲を列全体に拡張：［ Ctrl ］＋［ Space ］
• 選択範囲を行先頭まで拡張：［ Shift ］＋［ Home ］
• 選択範囲を行全体に拡張：［ Shift ］＋［ Space ］
  （※英字入力モード）
• 選択範囲をA1セルまで拡張：［ Ctrl ］＋［ Shift ］＋［ Home ］

知っておくと差がつくExcelの便利な機能

知っておくと差がつくExcelの便利な機能（ショートカットキー）があります。

数式の参照元・参照先に移動

数式の入ったセルにカーソルを合わせると、色付きで参照元が分かります。

しかし、ある程度の大きさがあるシートの場合、ぱっと見で把握できないこともあるでしょう。

一方、あるセルを選択した時に「このセルを使った式がどこにあるのか? 」を調べたいシーンがあります。

そんな時に役立つのが次のショートカットキーです。

Excelのテクニックは「その都度」「まとめて」の併用でレベルアップする

Excelのテクニックは、「その都度」「まとめて」の併用でレベルアップができます。

Excelのテクニックは、「その都度」覚える

何か効率化させたい操作がある、ショートカットキーは使えないか、といったシーンがある時、調べてみると、多くの場合それはあります。

一回の時短効果はそれほどでなくても、何度も行うことで圧倒的な効率化になります。

もしくは、それほど問題意識は持っていなくても、ふとしたタイミングで効率化のヒントが得られるシーンもあります。

それは、「人のExcel操作を見ている時」です。

自分であればマウスを使う操作や、段階を踏んで式を組むような時、人が一瞬でそれをやってしまうことがあります。

それは、絶好のタイミングです。

「今の操作、どうやったんですか? 」と聞いてみましょう。

多くの場合、快く教えてくれるはずです。

嫌がる人であれば、もう二度と聞かなければいいだけですので、リスクはほぼありません。

Excelのテクニックは、「まとめて」覚える

Excelのテクニックに関しては、多くの書籍やインターネット上の解説ページがあります。

今の業務に活かせるものはないかを意識して、それらにザッと目を通してみましょう。

時短効果がありそうな内容から順次取り入れていけば、一気に上達することができます。