業務効率化|事務仕事のカンタン効率化テクニック|仕事が遅いを解決!

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「仕事が遅い」を解決!事務仕事のカンタン効率化テクニック







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国家試験の勉強に挫折した“資格崩れ”から立ち直り、経理を筆頭に事務仕事を複数経験した男性。女性の多い職場で立ち回って(?)きました。仕事術・挫折からの復活・その他の分野について、複数のブログを運営中。

どうも。

ジドウ( @jidou_jimu )です。

典型的な「事務仕事あるある」として、仕事の質とスピードの問題があります。

 

例えば
「ミスが多い」「非効率」「とにかく作業が遅い」など。

 

本人は一生懸命なのに、上司や同僚から白い目で見られるのはツライですよね。

しかし、コツコツ進める能力さえあれば、質とスピードを両立して仕事をこなしていくのは可能です。

 

今回はそんな事務仕事の効率化について、わたしが実際に試して効果のあったものを紹介していきます。

 

なお、ミスの防止に特化した内容もありますので、興味のある方はご覧ください。

(※目次の項目をクリックすると、その箇所をすぐに読めます)

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劇的な改善には「そもそもこの仕事をやる必要があるのか?」を検討するのがオススメ

「仕事が遅い」を解決!事務仕事のカンタン効率化テクニック

「そもそもこの仕事をやる必要があるのか?」から検討し、必要ないことはバッサリ切ることが究極の効率化です。

 

「前任者がやっていたから」と何となく続けている業務はありませんか!?

資料のための資料を作っていませんか!?

重要性が低いのに自己満足のために精度を極限まで高めることをしていませんか!?

 

意外と、上司に確認したら「別に必要ないならいいよ」とあっさりと不要になる業務だってあるでしょう。

もしくは、マニュアルの手順通りにやらずステップを飛ばしても目的が達成される業務もあります。

モノも、整理の究極形は処分してしまうことです。

個別の仕事についてもやめてしまうことを検討する価値は大いにありますし、この視点であなたの業務一覧を見直してみるのがオススメです。

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小さな改善(カイゼン)を積み重ねることで事務仕事の効率化を図る

「仕事が遅い」を解決!事務仕事のカンタン効率化テクニック

もちろん、バッサリと切ることができる仕事ばかりではありません。

 

必要な業務、ステップを飛ばすことできない業務については小さな改善を積み重ねることで効率化を進めていきましょう。

 

あまりにも有名なトヨタの“カイゼン”も、個人でやっていいのです。

 

Excel操作のショートカットを活用することで時短を実現

事務仕事の超定番であるExcel操作がスムーズな人は、例外なくマウスに頼らずにショートカットキーを多用しています。

一度覚えればずっと使えますし、そもそも複雑な操作は要求されません。

代表的なものはぜひ活用しましょう。

 

Excelに関してのショートカットキーを覚えるコツは
「マウスを触った際に“これって、ショートカットキーはないのかな?”と自問自答し、調べてみる」ことです。

 

もちろん最初は時間がかかりますが、ショートカットキーを使いこなすことによる時短効果は後々大きな差になって現れてきます。

たとえ自腹になっても使いやすい文房具やPC関連用品を使うのが快適

多くの職場では貸与品としての文房具が与えられるはずです。

しかし、これはあくまでも最低限の役割を果たすためのもの。

 

特に私物を使うことについて禁止されているのでなければ、文房具やPC関連用品はできるだけ使いやすいものを、たとえ自腹になっても準備して使うようにしましょう。

 

数百円〜千円程度の投資を惜しんで、使いにくい文房具で何年もストレスを感じるのは、効率が悪すぎます。

定型化できることは徹底的に準備するのが定番効率化テクニック

例えば、経理の入力業務のように、同じことを何度も繰り返すシーンがあります。

そんな時、毎回ゼロから始めるのは非効率ですね。

 

一定の法則がある業務はどんどん定型化していきましょう。

 

あるいは、システムとの連携で一括してダウンロードするなど、一気に改善を図ることができる分野があればさらに素晴らしい結果となります。

動機はどうあれ、システム部門の人とは仲良くしていた方がいいです。

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時間の使い方を見直すことで事務仕事の効率化を

「仕事が遅い」を解決!事務仕事のカンタン効率化テクニック

続いて、ある意味で一番大事な資源ともいえる時間を有効活用しようという話題です。

時間の使い方を把握し、具体的な改善を図るべく行動をしましょう。

【PCの「メモ」を使うだけで実現】どの業務にどのくらいの時間を使っているのか可視化する

大前提として、時間の使い方を見直すためには「どの業務にどのくらいの時間を使っているのか可視化する」のが有効です。

「よく分からない時間」があまりにも多く、ビックリしてしまうことでしょう。

大多数の会社において、パソコンはWindowsでしょうからこれを前提に時間のはかりかたを紹介します。

 

エクセルや手書きもいいのですが、
もっとカンタンな方法は「メモ」の機能を使うこと。

メモを開いたら、「F5」のキーを押してみてください。

 

そうすると、今の時刻と日付が出てきます。

業務のはじめと終わりに一回ずつF5キーを押すだけで、一切の主観を省いた記録が残ります。

ToDoリスト(タスクリスト)を毎月のように改善することで、仕事の組み合わせを考える

事務の仕事をしている人の多くはToDoリスト(タスクリスト)を活用しています。

ただ、多くの人はToDoリストの改善には無頓着です。

例えば、一行で「〇〇(仕事の内容)」と書いてある部分を想像してください。

 

とりかかるのが面倒で後回しになってしまい、毎月のようにギリギリになって着手している業務はありませんか!?

 

確かにToDoリストとして最低限の内容は書いてありますが、業務をスムーズに進めるためには不十分な形式と言わざるを得ません。

 

このような仕事の場合
ToDoリストの項目を分けることができる内容まで細分化し、仕事に着手するためのハードルを下げることが有効です。

 

逆に、間違いなく同時にやってしまうような仕事なら一行にまとめてしまってもいいわけですね。

すなわち、ToDoリストは以下の機能を実現するため一度作った後も改善をしていこうというわけです。

  • 仕事内容の一覧としての機能
  • 業務を効率的に進める機能
    (内容の細分化もしくは統廃合を常に意識する)

メールチェックのルールを決める

一日中メールが来ているかを気にしながら仕事をしたりしていませんか?

アラームをセットするのもありですが、四六時中それを気にしながら仕事をするのも落ち着きません。

いっそ、メールチェックのルールを決めて、それ以外は極力見ないようにするのが効率的です。

 

メールはあくまで仕事のためのツール。

 

メールのために仕事をしているのではありません。

繁忙期は改善案のネタをメモしておき、落ち着いたら改善に着手する

忙しい時期は、日々の仕事に追われてしまい、なかなか効率化にまで手が回らないはずです。

 

そんな繁忙期にこそ「あぁ、これを改善すればもっとスムーズに仕事が進むのに! 」と、もどかしい思いを抱いてしまうものです。

 

ですから、そのように感じた内容は宝の山。

今すぐに改善するのは難しくても、仕事のピークがひと段落したら改善に着手したい内容をメモしておきましょう。

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学校生活や公務員から学ぶ事務仕事の効率化Tips

色の使い分けを仕事に活かすことで効率化を図る

事務仕事の効率化については、他の分野からも学ぶことができます。

「学校生活や公務員から学ぶ」と題し、2つの項目を紹介します。

色の力を活用〜「色の使い分け」を事務仕事に活かす〜

学生時代、多くの人は色を活用して勉強をしてきました。

すなわち、このような方法です。

  • 教科書にマーカーを引いて強調
  • ノートは複数のペンを使って見やすさを追求

ここで重要になってくるのが「色の使い分け」です。

教科書やノートに関して、ある程度のルールを定めて色を使い分けていた人が多数派でしょう。

パッと見て内容の把握をしやすくなるためなのは、感覚的に理解してもらえるはずです。

ですから、仕事に関してもこれを利用しない手はありません。

 

例えば

  • Excelのセル
  • ファイリング(クリアファイル・リングファイル他)
  • マーカーを引いても問題ない書類

などを対象に、分けすぎてかえって混乱しない程度に色の活用を考えてみるといいでしょう。

“一人すぐやる課”マインドで最初の一歩をスムーズに

一時期、全国の自治体で“すぐやる課”という部署がはやりました。

何かと「お役所仕事」と揶揄されることの多い分野で、一定の成果があった考え方を個人の仕事にも取り入れてみましょう。

別に職場で公言する必要などありません。

 

取りかかるのが億劫に感じる仕事について「“すぐやる課”だからすぐに始めるんだ」というゲーム感覚でやるだけ。

 

どうせやらなければいけない仕事を後回しにしてしまいがちな人は、ぜひ試してみてほしいです。

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効率化の内容を、部署単位・全社単位で実施することでみんなの生産性を上げる

「仕事が遅い」を解決!事務仕事のカンタン効率化テクニック

仕事のための仕事をバッサリ切る、小さな改善を積み重ねるといったことを、個人だけでなく組織として取り組むことができれば、さらに効果が出ます。

例えば、「仕事を統廃合した上で割り当ての見直しをすること」は、はやりの生産性の観点からも有効な施策です。

 

その上で、組織でしかできない意外なこととして…

お昼休みの時間を他社とずらして設定する

ことを挙げておきましょう。

 

これは、今までの勤め先ですべて採用してくれていたので、本当にありがたかった制度です。

事務の仕事は生活のペースが安定する旨をメリットとして以前挙げたのですが、安定しすぎて他社とお昼休みの時間が丸かぶりなんですね。

 

すなわち、
「12時〜13時をお昼休みの時間としている会社が多すぎる」ことが挙げられます。

 

もちろん、その先に待っているのは、どこにいってもお店が混んでいる“ランチ難民”の発生です。

午後の仕事をするにあたってパフォーマンスを最大化するには、やはり不要なストレスを減らすことが重要なってきます。

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「仕事が遅い」も解決!事務仕事のカンタン効率化テクニック・まとめ

事務仕事のカンタン効率化テクニック・まとめ

●劇的な改善には「そもそもこの仕事をやる必要があるのか?」を検討する

●小さな改善(カイゼン)を積み重ねる

  • Excel操作のショートカットを活用する
  • 使いやすい文房具やPC関連用品を使う
  • 定型化できることは徹底的に準備する

●時間の使い方を見直す

  • どの業務にどのくらいの時間を使っているのか可視化する
  • ToDoリスト(タスクリスト)を毎月のように改善・仕事の組み合わせを考える
  • メールチェックのルールを決める
  • 繁忙期は改善案のネタをメモしておき、落ち着いたら改善に着手する

●学校生活や公務員から学ぶ事務仕事の効率化Tips

  • 色の力を活用〜「色の使い分け」を事務仕事に活かす〜
  • “一人すぐやる課”マインドで最初の一歩をスムーズに

●効率化の内容を、部署単位・全社単位で実施する

項目別に事務仕事の効率化について紹介してきました。

ご紹介したものについて、取り組むことができそうなものからぜひ試してみてください。

もし、会社単位で業務効率化を提案できる制度があれば、効果のあったものから提案してみるといいですね。

 

会社の業務効率化が進むのはもちろん、あなたの評価にもプラスになるでしょうから一石二鳥です。

 

さらに、効率化の先にある業務のスピードアップについてもまとめていますので、ぜひご覧ください。

それではまた別の記事でお会いしましょう。

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