「仕事の段取りが悪い」を一瞬で改善する黄金ステップ【下手を上手に】

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国家試験の勉強に挫折した“資格崩れ”から立ち直り、経理を筆頭に事務仕事を複数経験した男性。女性の多い職場で立ち回って(?)きました。仕事術・挫折からの復活・その他の分野について、複数のブログを運営中。

どうも。

ジドウ( @jidou_jimu )です。

今回は仕事の段取りに関する話題です。

 

まずは質問から。

あなたは学生時代、テストの問題を解く際に問1から始めていましたか?

 

もし、前から順番に解いていたとしても、時間的かつ学力的に余裕があったのなら問題ありません。

しかし、難しい問題が前半に集中していたにもかかわらず、見切りをつけずに手がストップしていたようなら問題です。

 

それは、制限時間内で高得点を目指す目的を達成することができないから。

 

大人になってからもこの“ノリ”で仕事をしていふと、「頑張っているのに上手くいかない・成果が出ない」負のスパイラルに陥ってしまうかもしれません。

 

そこで大事になるのが「段取り」です。

 

もし、あなたが

  • 仕事の段取りが悪い
  • 仕事の段取りが下手だ

と感じているようであれば、今回の内容がきっと役に立ちます。

 

おおむね順番も紹介する通りに改善していただくと、より効果が期待できますので、ぜひ読み込んでいただけると幸いです。

(※目次の項目をクリックすると、その箇所をすぐに読めます)

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完璧主義を捨てる・「成果」の意味を確認する

仕事の段取りが悪い人は、完璧主義の傾向があります。

仕事のステップすべてをフルパワーで乗り切ろうとするんですね。

その結果、必要ない細部まで作り込まれている、締め切りまでに終わらないといった弊害が出ることも。

 

対処法としては仕事で求められている「成果」を確認することです。

 

成果には、仕事の質に加えて期日までに仕上げることも含まれます。

どのくらいのレベルでいつまでに仕上げればよいのか?

これを確認するようにしましょう。

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仕事のゴールと全体像を把握する

完璧主義を捨てた上で

仕事のゴールと全体像を把握する

ことが大切です。

ここをしっかりしておくことで、「やみくもに頑張る」といった非効率を予防することができます。

冒頭で紹介したテストのように、特定の箇所にこだわるあまり全体に目を通すことができなかった事態は回避しなければなりません。

 

あるいは、全体像を把握しておくことでイレギュラーな事態が起きた時でも

“最低限”抑えなければいけない部分

を見極めて仕事をすることができます。

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仕事をリスト化する・分類する(優先順位の把握を含む)

仕事の内容をリスト化し、分類します。

その際、優先順位の把握も同時に行いましょう。

可能であれば、「まとめて行う方が効率的」なものを集約するなど、ここで頭を使うようにするとラクになります。

これを行うことで

  1. 余裕を持って最低限の質をクリア
  2. 締め切りまで、時間の許す限り細部を仕上げる

という流れができあがります。

 

この内容に関連した有名な概念である「パーキンソンの法則」はご存知でしょうか。

「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」というものです。

一般的に質の追求は美しいとされます。

ただし、時間は有限なのですから、メリハリの効いた仕事の進め方にも気を配るようにしたいものです。

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効率的な時間管理の方法を探る(手待ち・ボトルネックの最小化)

仕事は一人で黙々と行うことばかりではありません。

社内・社外を問わず、人からバトンを受け取ったり渡したりするシーンもあります。

 

そんな時、「だれかの仕事が終わるのを待ちながら自分は何もすることがない状態」になれば、時間管理の面で大きなロスになるのは明らか。

 

これを防止するために何をすべきか、検討することが必要です。

具体的には

  • 〇〇の担当者には定期的に進捗状況を確認する
  • Aの仕事がストップする時間は(別の)Bの仕事を進める

など、臨機応変に対処すると仕事全体の効率化を図ることができます。

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行動しながら効率化のための改善をする

仕事の段取りを見直すことは大切です。

しかし、そこを重視するあまり今度は「完璧な段取り」を目指すようなことになれば本末転倒ですね。

 

ある程度の所で実際の仕事に入り、そこから得られるフィードバックを元に次回に活かすというサイクルを回すことが必要になります。

 

例えば

  • タスクをさらに分割する・あるいは細かすぎるタスクを統合する
  • 受け持つ仕事の割り振りを見直す

といったことです。

具体的な効率化の方法についても紹介していますので、ぜひ中身をチェックしてみてください。

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「仕事の段取りが悪い」を一瞬で改善する黄金ステップ・まとめ

今回の内容をおさらいします。

  • 完璧主義を捨てる「成果」の意味を確認する
  • 仕事のゴールと全体像を把握する
  • 仕事をリスト化する・分類する(優先順位の把握を含む)
  • 効率的な時間管理の方法を探る(手待ち・ボトルネックの最小化)
  • 行動しながら効率化のための改善をする

まずは前半に紹介した内容から着手していただき、だんだんできることを増やしていきましょう。

 

いきなりすべてを改善しようとすると、大変さのあまり挫折しがちですから焦らず慌てずが大切です。

 

一緒にメリハリある仕事の進め方をマスターしていきましょう。

なお、段取りから仕事の最終工程までを網羅した総まとめとして「スピードアップ」についても紹介しています。

興味のある方はぜひご覧ください。

それではまた別の記事でお会いしましょう。

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