事務仕事のミスが多い原因と対処法【“気をつける”に頼らないがカギ】

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事務仕事のミスが多い原因と対処法(“気をつける”に頼らない)







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国家試験の勉強に挫折した“資格崩れ”から立ち直り、経理を筆頭に事務仕事を複数経験した男性。女性の多い職場で立ち回って(?)きました。仕事術・挫折からの復活・その他の分野について、複数のブログを運営中。

どうも。

ジドウ( @jidou_jimu )です。

事務仕事をしていてよくある悩みに

ミスが多い

ことが挙げられます。

子供の頃からわたしたちは「これからは気をつけます」と“反省と謝罪”をさせられてきました。

企業や官公庁の不祥事でも「再発防止に努める」と表現を変えるだけで、内容としては同じものを見聞きしますね。

 

ただ、そもそも人間である以上
「気をつける」だけに頼るのには限界
があります。

 

今回は、事務仕事におけるミスのパターンと対処法について考えていきます。

(※目次の項目をクリックすると、その箇所をすぐに読めます)

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事務仕事のミスが多くなる原因

「またやってしまった…」

事務仕事においてこのようなセリフが出てきてしまうのは、一回やってしまったミスの原因を把握せずに同じ“ノリ”で進めてしまうからです。

面倒がらずにミスの原因を洗い出すようにしましょう。

仕事をしているにつれて出てくる「疲れ」によるミス

一日中仕事をしていれば、誰しも人は疲れが出てきます。

特に同じ入力作業など変化のない環境で顕著になりますね。

そうすると最初は気をつけていたことであっても疎かになってしまいがちです。

仕事の経験を積むことによる「慣れ」によるミス

慣れない仕事をしている時は、マニュアルや自分で書いたメモを見ながら丁寧にステップを踏んでこれを進めるはずです。

これを何度も繰り返していると、慣れによって仕事がスムーズに。

それはもちろん良いことではありますが、同時に落とし穴も潜んでいます。

 

ありがちなのが、次のようなパターンでミスをしてしまうことですが、心当たりはありませんか?

  • あるべき手順を飛ばしてしまう
  • それまではやっていた確認を「大丈夫だろう」と省略してしまう

このような段階になったら、始めの慣れない頃とは違う対処法が必要になってきます。

業務が多すぎたりプレッシャーが強すぎることで生じる「焦り」「余裕のなさ」によるミス

「人間は焦ると本当にミスが多くなるんだな」

これは経理業務のうち時間的なプレッシャーを感じる仕事をやっていた時の実感です。

 

普段の精神状態なら何のことはない仕事でも、焦りや余裕のなさによって信じられないようなミスをしてしまうことがあります。

 

不思議なことに、パソコンの不調も焦っている時に限って起こるのも定番ですね。

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事務仕事のミスへの対処法(意識・マインド編)

ここからは、事務仕事のミスにどのように対処するべきかを考えていきます。

ミスが多くなる仕事について重点的に取り入れてみてください。

まずは仕事をする上での意識やマインドにフォーカスして話を進めていきます。

 

単に「気をつける」だけではなく
「何をどう気をつけるのか」まで踏み込んで考えてみましょう。

 

急がば回れ! 横着しないで仕事を進めることでミスを防ぐ

「急がば回れ」は事務の仕事にも見事に当てはまります。

 

横着について、日常生活のシーンをイメージしてみましょう。

 

例えば、普段なら両手を使って運ぶコーヒーカップ。

たまたま片手がふさがっている時、ついわたし達は横着をする誘惑に駆られることがあります。

このシーンなら片手がふさがったままコーヒーカップを運ぼうとするわけですね。

ただ、カチャカチャとお皿(ソーサー)が音を立てているのは、いかにも危ない感じがします。

 

もし、ここでコーヒーカップを落としてしまうようなことがあれば

  • 散乱したワレモノと飛び散ったコーヒーの掃除
  • コーヒーカップの再購入

といった手間とお金を使うことになります。

 

これを仕事に当てはめれば何らかの制約がある時も横着せずに極力「普段通り」の環境を実現させることが重要です。

 

横着をして数秒から数分を節約しようとする気持ちは分かります。

ただ、結果としてリカバリーに何倍もの時間を使うことになるのはバカバカしいですね。

少しだけ未来を先読みして横着することをやめることができれば、トータルでかかる時間が短くなり、ストレスも最小限で済みます。

短期記憶に頼らないで逐一メモをする

「○○を早くやっておかなきゃ! 」

仕事をしているとしばしば起こることです。

ふと思い出す、上司に言われた、電話を切ってすぐなどルーチンワークとは違う仕事は毎日のように出てくるでしょう。

 

ここにもミスの原因が潜んでいて短期記憶に頼った行動は高い確率でミスを引き起こすことになります。

 

すなわち、その仕事を片付けようとした瞬間に電話が鳴る、何らかの要件で話しかけられる、急に眠気に襲われるなど、短期記憶を上書きすることが起こるわけですね。

ちょっとしたことほどメモをしておく習慣ができれば解決します。

 

ミスが多い仕事・難易度の高い仕事・重要な仕事を優先的に片付ける

サクサク進む仕事というのは、やっていて気持ちのいいものです。

 

ただ、そのような仕事ばかりを集中力のある午前中にやっていると、疲れた頃や睡魔がピークになっている時間帯に

  • ミスが多くなる仕事
  • 難易度の高い仕事
  • 重要な仕事

をやることになってしまいます。

このあたりの組み合わせとバランスを調整して仕事の進め方を考えると、トータルで仕事の質が向上します。

 

難易度の高い仕事から先に着手すると、どうしても進んでいないような不安に襲われるかもしれません。

ただ、一度でも成功体験をすることができれば一見何も進んでいないように感じる時間も「今が“ヤマ”なんだ」と落ち着いて仕事を進めることができるので、ぜひチャレンジしてみてください。

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事務仕事のミスへの対処法(仕組み・パターン編)

仕事を進めるにあたって、意識とマインドだけでは「そもそもミスをするようにできている」人間には限界があります。

仕組みやパターンを準備することで「転ばぬ先の杖」を手に入れておくとミスの防止に力を発揮するでしょう。

“仕組み”を利用したミスの防止を図る

仕事を完全に自動化することはできなくても、ある程度“仕組み”を利用したミスの防止策を準備することはできます。

具体的にはExcelの入力時にプルダウン選択を取り入れて、それ以外の入力にはエラーが出るようにするといったことです。

Excelに限らず、あらかじめミスに対してアラームが出るようにできるツールは、その機能を可能な限り使うのがオススメです。

簡易版マニュアル(あんちょこ)を作成することで手順を漏れなく確認する

マニュアルを見るのが面倒なのは、仕事をする手順がすべて書かれているからです。

最初はもちろんそれが必要ですが、だんだんマニュアルを見るのが億劫になってくるんですね。

慣れによるミスはこの段階で一切マニュアルを見なくなると起こります。

 

ですからある程度慣れた段階でオリジナルの簡易版マニュアル(あんちょこ)を作った方が後々便利です。

 

この辺りに注意すると便利なものができるでしょう。

  • できるだけキーワードを使い、省略できる部分は省略する
  • 初期設定に関わる内容や明らかに不要な部分は大胆にカットする
  • チェックリスト形式にする

休憩時間のパターンを確立することで効率アップ

よほど監視の厳しい会社でなければ、事務の仕事は休憩時間に個人の裁量があります。

ある程度作業が進み出すと、進めるところまで進めてしまいがちです。

ただ、その反動で一旦休憩すると再開が億劫になることも。

 

短い休憩を多めにして一日全体のパフォーマンスを上げるように調整を図るなど、一番効率の良い休憩の取り方を模索しましょう。

 

健康上も、長時間同じ体勢でいることの弊害が指摘されるようになってきました。

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事務仕事のミスが多い原因と対処法・まとめ

今回のまとめ

事務仕事のミスが多くなる原因

  • 仕事をしているにつれて出てくる「疲れ」によるミス
  • 仕事の経験を積むことによる「慣れ」によるミス
  • 業務が多すぎたりプレッシャーが強すぎることで生じる「焦り」「余裕のなさ」によるミス

事務仕事のミスへの対処法(意識・マインド編)

  • 急がば回れ! 横着しないで仕事を進めることでミスを防ぐ
  • 短期記憶に頼らないで逐一メモをする
  • ミスが多い仕事・難易度の高い仕事・重要な仕事を優先的に片付ける

事務仕事のミスへの対処法(仕組み・パターン編)

  • “仕組み”を利用したミスの防止を図る
  • 簡易版マニュアル(あんちょこ)を作成することで手順を漏れなく確認する
  • 休憩時間のパターンを確立することで効率アップ

ここまで、事務仕事のミスと対処法を紹介してきました。

 

ミスをゼロにするのは難しくても、ミスを大幅に減らすのは絶対に可能です。

 

取り入れることができそうな部分からチャレンジしてみてください。

繰り返しますが、ポイントは「横着しないこと」です。

 

さらに、ミスが減ることで全体としてスピードアップを図ることができ、空いた時間をさらなる仕組化に使う好循環を生み出すことができれば最高ですね。

興味がある方は、ぜひスピードアップに関する内容も確認してみてください。

 

それではまた別の記事でお会いしましょう。

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