【質問の仕方】新入社員が「質問しづらい上司」に質問したい時に知っておきたいこと

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国家試験の勉強に挫折した“資格崩れ”から立ち直り、経理を筆頭に事務仕事を複数経験した男性。女性の多い職場で立ち回って(?)きました。仕事術・挫折からの復活・その他の分野について、複数のブログを運営中。

どうも。

ジドウ( @jidou_jimu )です。

どんな仕事でもそうですが、新しく入る会社では何もかも分からないものです。

それが中途ではなく新入社員として入ったのならなおさら。

研修などはあるにしても、やはり仕事を進めるのには上司や先輩に質問をすることは避けられません。

 

そんな時
あなたの上司や先輩が近寄りがたく質問をしづらい人である場合は少しためらってしまうこともあります。

 

今回は、そんな困った状況に対処するための方法を紹介します。

(※目次の項目をクリックすると、その箇所をすぐに読めます)

あなたの仕事が進み上司から評価もされる質問の仕方

会社で質問することに慣れていない人も、学生時代に学校や予備校の先生に質問をしたことがあるはずです。

例えば1時間の授業が終わってすぐツカツカと教壇へ行き「もう一回今の授業を最初からやってください」と先生に言えば大迷惑なのは明らか。

 

あなたの“求める回答”を得るには、分からない部分を明らかにして質問をするよう心がける必要があります。

 

会社での質問も基本的にはこれと同じです。

 

また、質問をするのが苦手な人はどうしても

  • 質問は相手にとって迷惑
  • 仕事ができる人は自力で解決する

という思い込みがあるようです。

 

しかし、これから紹介することを参考に質問をしながら質問をしていけば、あなたの仕事が進むのみならず上司からの評価も得られるほど“オイシイ”ものとなります。

読みながらイメージしにくいようであれば最初にも書いた学生時代の質問をイメージしながら考えてみてください。

まず、ポイントはズバリこれ。

 

仕事の進み具合を明らかにして質問をする

 

では、実際に内容を見ていきましょう。

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上司に質問をする前に調べる・考える

何が分かっていないかも分かっていない段階では、すべてを上司に丸投げすることになってしまいます。

 

とはいえ新入社員が5〜10分考えても分からないことを1時間考えれば分かるかといえばノーですね。

 

一応マニュアルや手順書を見て、それでも分からないのであれば上司に質問をしましょう。

結果として「実は研修で教わっていた内容」でも、人はすべてのことを覚えてはいられません。

人によっては嫌味っぽくそれを指摘してくることもあるでしょうが、あまり気にしないのが精神衛生上もオススメです。

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仕事の進み具合を明らかにして上司に質問する

あなたが今どんな状態にいるのかを明らかにした上で質問をすることで、上司も回答がしやすくなります。

以下のような視点を持っていれば多くの場合「何を聞けばいいのか? 」を整理しやすくなりますのでオススメです。

  • やったこと・やっていないこと
  • 分かること・分からないこと
  • 事実・推測・意見

やったこと・やっていないこと

システムに関わるような操作など、「ボタンを押す前に確認する」ことが大事な場面があります。

やってはいけない操作に伴うリカバリーを考えれば、この確認は必須といえるでしょう。

やったこと・やっていないこと、そして場合によっては「やってしまった」ことも含まれます。

隠してしまいたいことが万が一あっても、勇気を出して伝えることが大事ですね。

分かること・分からないこと

「ここまでは分かるが、ここからは分からない」ことを伝えることができれば、質問のほとんどが終わりです。

丸投げでないことが相手にも伝わりますし、ここは明らかにしておきましょう。

事実・推測・意見

たった今触れた「分かること・分からないこと」も、実はより細かく検討しなければならない場面があります。

事実として分かっているとは限らず、本当は推測や意見に過ぎないようなシーンが当てはまります。

これらをごちゃごちゃにしてしまうと質問に答える側も手探りになってしまい、あなたの求める回答を得ることが難しくなります。

コミュニケーションに時間がかかっても、大事なことであれば特に注意してここを乗り越えましょう。

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「質問できない」ことで悩んでいる人に知っておいてほしいこと

どうしても質問をすることにためらいのある人は、ここから先の項目をぜひ読んでみてください。

誠実なあなたならきっと大丈夫。

上司の仕事には「仕事を教えること」も含まれる

会社は利益を出すことを目指した営利組織として、あなたを含めた全員でその目標を達成するために活動をしています。

ついつい上司や役員といった人を“エライ人”として見てしまいますが、本来あるのは役割の違いだけ。

 

その中でも上司の役割として「部下に仕事を教える」のは優先順位の高い項目です。

 

あなたには上司から仕事を教わる権利があり、もっと言えば会社単位ではあなたが上司から仕事を教わることは義務ですらあります。

さらに、定期的に質問をすることで上司があなたの現状におけるレベルがどの程度なのかを把握できる効果も。

報連相の代わりにもなるわけですね。

教えることが好きな人もいる

これは配属された部署にもよるので運の要素もありますが、教えることが好きな人も確実に存在します。

そうでなければ世の中に「先生」と呼ばれる人がこんなに沢山いるはずがありません。

 

もしあなたが何人もの人から教わることのできる環境にいるのなら、教えてくれる時の顔がイキイキとしている人にお願いするようにしましょう。

教えることにはエネルギーが必要

これは一度でも人に仕事を教える経験をすると体感的に分かります。

 

教えることには本当にエネルギーを使います。

 

無意識で行なっていたことを含め言語化しなければいけないわけですから。

質問への対応には人間として感謝の姿勢とお礼を

ですから、教わることを当然とは思わず質問に対応してくれたことについて感謝の姿勢を持ってお礼はきちんと伝えるようにしましょう。

その積み重ねがあなた自身の信頼にもつながっていきます。

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そうは言っても…「何が分からないかも分からない状態」はある

ここまで「仕事の進み具合を明らかにして質問をする」視点を重要視してきました。

 

とはいえ、そうも言っていられないこともあります。

  • 現状のレベルでは“無茶振り”の仕事を依頼された
  • 締切日は近い
  • 仕事内容を整理する時間的・能力的な余裕はない
  • 何が分からないかも分からない状態

このような状況であれば、「助けてください」と上司や先輩社員に泣きつきたくなりますし、実際泣きついてもいい場面です。

 

質問を吟味して行っている普段の仕事ぶりを知っている人であれば、「よっぽどのことだな」と親身になって教えてくれるでしょう。

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新入社員が質問しづらい上司に質問するのなら知っておきたいこと・まとめ

ある程度は進捗を確認の上で質問をすることをオススメしました。

とはいは、それすら把握することが困難な時は助けを求める視点でお願いをするこもあります。

いずれにせよ、あなたは誠実な姿勢で仕事に取り組んでいるのですから、それが伝わり上司もそれに応えてくれるといいですね。

それではまた別の記事でお会いしましょう。

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