仕事のスピードアップのために今すぐ始めることorやめること

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国家試験の勉強に挫折した“資格崩れ”から立ち直り、経理を筆頭に事務仕事を複数経験した男性。女性の多い職場で立ち回って(?)きました。仕事術・挫折からの復活・その他の分野について、複数のブログを運営中。

どうも。

ジドウ( @jidou_jimu )です。

仕事おける「質とスピード」のお話は、業種・職種を問わずつきまとう問題です。

 

仕事のスピードアップと聞いて、こんなことを考える人もいるでしょう。

  • 仕事の早さを意識すると質が落ちる
  • 雑になるくらいなら遅くなっても構わない

しかし、現代社会で締め切りのない仕事は考えにくい以上、質とスピードは車の両輪として扱うことが重要です。

ここでは仕事のスピードアップについて考察していきます。

(※目次の項目をクリックすると、その箇所をすぐに読めます)

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自分自身の意識で仕事のスピードアップを実現する方法

まず、あなた自身の意識と行動で仕事のスピードアップを実現する方法です。

サッカーでは、組織論の前に「個の力」をアップする重要性がしばしば語られます。

わたしたちの仕事も、まずは個人でできることから始めてみましょう。

仕事における「そもそも」の目的を理解し、全体像を把握する

仕事において、「そもそも」の目的を考える行為は面倒なものです。

 

しかし、これに無頓着でいると

  • 誰のために
  • どのような成果(物)を出せば良いのか

を把握せずに仕事を進めることになり、自己満足の結果になることがあります。

 

さらに、これを見誤ると締め切りの直前にやり直しとなる危険すらあるので、注意が必要です。

仕事の大まかな方向性と優先順位を決める

仕事における「そもそも」の目的を理解し全体像を把握したら、次は

  • 大まかな方向性
  • 優先順位

の2つを決めることが重要です。

仕事の効率化を常に模索する・セロベースで考える

仕事は一回限りのものばかりではなく、むしろ同じことを何度もやることが大半です。

そうであるなら、仕事の効率性を常に模索し、時にはゼロベースで考えることも必要になります。

 

確かに、まずは素直に

  • 前任者がこうやっていたから
  • 上司がそう説明をしたから

をなぞって仕事をするシーンもあるでしょう。

 

しかし、前例主義だけで新しいやり方を考えないのは思考停止と言わざるを得ません。

場合によっては、「そもそもこのタスクは仕事の目的を達成するのに必要なのか? 」と疑うことすらあってもいいはずです。

仕事のスケジュール管理を柔軟に行う

仕事には締め切りがつきものです。

 

仕事のスケジュール管理は

  • 日ごと
  • 週ごと
  • 月ごと
  • 四半期ごと

といったスパンで把握しましょう。

 

管理と振り返りはセットで行うと、通常の業務にもイレギュラーな事態にも柔軟に対応することができます。

完璧主義より合格点主義で仕事の目的を達成する

完璧主義で仕事を完成させるのは、それに伴う“代償”も大きいものです。

 

すなわち

  • 仕事の「早さ」を犠牲にする
  • 目の前にある仕事しか見えなくなる
  • たとえわずかでも、失敗が許せない

といった弊害が出てきます。

 

最初に紹介した「そもそも」の目的と照らして、“合格点”の成果を出すことにフォーカスすることで依頼者の満足につなげることができます。

自分自身のリズムと時間との関係を把握する

一般に、仕事に集中して取り組むには午前中がいいと言われます。

 

既に触れた完璧主義とも関連して

  • 精度の高さが求められる重要な仕事を午前中に行う
  • いつ行っても大差ない「雑務」は電話の多い時間帯に片付ける

といったメリハリをつけた仕事の進め方を実践するといいでしょう。

普段から整理整頓を欠かさず行う

モノが見つからないストレスと時間のロスがいかに大きいかは、一度でも体験したことのある人であれば大きくうなずいてもらえるものだと思います。

普段からデスク回りやキャビネット、あるいはパソコンのフォルダ内を整理整頓することで、忙しい時期にも対応することができます。

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周囲との協力や周囲への働きかけによって仕事のスピードアップを図る

個人で実践すること以外に、周囲との協力や周囲への働きかけによって仕事のスピードアップをお互いに図ることができます。

お互いの待ち時間をできるだけ短くする

仕事の工程において、いわゆる「手待ち時間」はムダの代表的なものです。

この時間を短くするために、スケジューリング管理をしておくことが有用となります。

決断は早めに行う(SOS)

仕事の精度やスケジュール感において、SOSを出さなければいけない時は、その決断を早めに行う必要があります。

問題を1人で抱え込まない・遠慮なく相談する

決断を早めに行うことに関連して、問題は1人で抱え込まないようにしましょう。

お互いの進捗状況を共有する

関連する人が多くなればなるほと、仕事の全体像が見えにくくなります。

お互いの進捗状況は、共有ツールの活用などで把握すると便利です。

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仕事のスピードアップのために今すぐ始めることorやめること・まとめ

パターン別に仕事のスピードアップを図る方法を紹介してきました。

取り入れることができるものから、順次取り入れて「仕事が遅い」を改善したいですね。

それではまた別の記事でお会いしましょう。

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