「締め切り効果」を利用して仕事の質を上げる考え方

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国家試験の勉強に挫折した“資格崩れ”から立ち直り、経理を筆頭に事務仕事を複数経験した男性。女性の多い職場で立ち回って(?)きました。仕事術・挫折からの復活・その他の分野について、複数のブログを運営中。

仕事における締め切りをどのように感じていらっしゃいますでしょうか。

一般的な響きとして、ネガティブなものと捉える人が多いでしょう。

何らかの締め切りで辛い思いをした経験も少なからずあるはずです。

しかし、締め切りはうまく活用すればとてつもないパワーを発揮します。

そんな「締め切り効果」について、考えていきましょう。

(※目次の項目をクリックすると、その箇所をすぐに読めます)

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心理学の「締め切り効果」とは

心理学における「締め切り効果」について、例えを用いて説明します。

学生時代における夏休みの宿題

「締め切り効果」といえば、それを実感することができた出来事として

学生時代における夏休みの宿題

を挙げることができます。

1ヶ月半近くあった夏休みの終盤。

8月の中盤に差し掛かっても宿題はほとんど手付かずです。

それにもかかわらず、残り数日から驚異的な集中力で追い上げ、ラスト1日で終わらせる人は多かったでしょう。

締め切りの強制力によって力を発揮する典型的なパターンといえます。

社会人生活でも締め切りは付きまとう

社会人になっても、仕事上の締め切りは付きまといます。

大きな仕事になればなるほど、締め切りを守ることができなかった時の影響は大きくなりがちです。

学生時代は自分が怒られれば済んでいたとしても、大人になるとそうも言っていられないシーンが増えてきます。

仕事上の締め切りを上手に活用しよう

同じ締め切りでも、仕事におけるものは

  • 仕事量の多さ
  • 社内外との調整

といったことを考慮する必要があります。

 

さすがに学生の夏休みと同じ見積もりでは厳しいでしょう。

ということで、「締め切り効果」のパワーを活用しつつも綿密に計画を立てることが欠かせません。

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「締め切り効果」の活用ステップ

ここまで説明を進めてきた「締め切り効果」については、その活用ステップを知ることで、さらなる仕事の質向上が期待できます。

タスクの設定と細分化

まずはタスクの設定と細分化を行います。

仕事に慣れた人ほど軽視しがちな内容ではあります。

しかし、どんなアクシデントがあるか分からない以上、また今後のためにもやっておきたい作業です。

最終の締め切りから逆算した計画立案と中間地点の設定

長期にわたる仕事になるほど

  • 最終の締め切りから逆算した計画立案
  • 中間地点(又は他の任意の地点)の設定

は欠かせません。

 

着実に仕事を進める視点の他に、「小さな締め切りを作ることでタイムプレッシャーを自らに課す」効果は絶大なものがあります。

最終の締め切りを乗り切る方策として、最低一回は一気に仕事を進める工程があるといいでしょう。

計画の実行と見直し

計画を立案した後は、当然実行に入る必要があります。

中間地点を設定している場合、まずはそこを目指しましょう。

その際は当初の計画に縛られすぎることなく、柔軟に見直しを図ることも質の高い仕事のために有用です。

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「締め切り効果」の活用ポイント

「締め切り効果」は集中力を高めるのに有効ではあります。

ただ、やたらと締め切りを設定するのは考えもの。

きちんと活用のポイントを抑えることが必要です。

あくまでも集中力と生産性を高めるための「締め切り効果」

あくまでも集中力と生産性を高めるための「締め切り効果」であることを意識する必要があります。

 

すなわち適切なタイミングと頻度でなければ

  • プレッシャーが過度に高まり焦りを生む
  • 「締め切りを守る」ことが目的化し、仕事の質が下がる

といった弊害が生じてしまうことになります。

強制力のある締め切りと自発的な締め切りを使い分ける

あなた以外の第三者、特に社外の人が関わる締め切りは強制力が上がります。

適切なタイミングで強制力のある締め切りを組み込むことで、スケジュール管理がはかどります。

一方、自らに課した締め切りや社内の人が関わる締め切りも、上手く使うことで効率性アップに役立ちます。

ほどほどのプレッシャーで締め切り効果のパワーを利用したい場合におすすめです。

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「あと○日あればもっと良い仕事ができたのに」に対する答え

仕事が軌道に乗った状態で締め切りが迫ってくると、このような思いを抱くことがありす。

「あと○日あればもっと良い仕事ができたのに」

確かに直前に締め切りが先延ばしになれば、その間にできることは増えるでしょう。

しかし、この思いとは割り切った付き合いが必要になります。

「パーキンソンの法則」とは

「パーキンソンの法則」は、シリル・ノースコート・パーキンソンの『パーキンソンの法則:進歩の追求』の中で提唱された法則です。

 

「パーキンソンの法則」は、イギリスの官僚制を研究した結果に基づくもので

  • 第1法則:仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
  • 第2法則:支出の額は、収入の額に達するまで膨張する

ことが説明されます。

 

締め切りとの関係では、第1法則を当てはめると分かりやすいでしょう。

すなわち…↓

締め切りを延ばしても仕事は増える・仕事に完璧を求めるのは難しい

「パーキンソンの法則」によると、仕事量は時間があればあるほど増えていきます。

しかも、現代社会において一つの仕事をひたすら進めるだけのことは少なく、複数の仕事を抱える人が大半でしょう。

そのような環境においては、仕事に完璧を求めるのは難しくなります。

納得できない部分もありつつ、日々の仕事を進めるしかありません。

完璧主義を捨て自分自身との折り合いをつける

この内容で辛いところは

  • 向上心がある
  • 仕事に責任を持って取り組む

といった性格の人ほど苦しい思いをする点にあります。

 

しかし、ある程度は割り切りも必要。

完璧主義を捨て自分自身との折り合いをつけることも仕事のうち、と切り替えると多少はラクになるでしょう。

締め切りについて理解を深めるための書籍紹介

準備中

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「締め切り効果」を利用して仕事の質を上げる考え方・まとめ

「締め切り効果」を利用して仕事の質を上げる考え方をお伝えしてきました。

強制力のある締め切りに追われてそれどころではない、と感じる人もいるでしょう。

ただ、プラスに捉える考え方を知っておくだけでも変わってきます。

さらに長期にわたるプロジェクトでは、途中にある締め切りについても活用するのが欠かせません。

ぜひ今回の内容を振り返っていただければと思います。

それではまた別の記事でお会いしましょう。

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