「仕事の段取りが悪い」を一瞬で改善する黄金ステップ【下手を上手に】

今回は仕事の段取りに関する話題です。

まずは質問から。

もし、前から順番に解いていたとしても、時間的かつ学力的に余裕があったのなら問題ありません。

しかし、難しい問題が前半に集中していたにもかかわらず、見切りをつけずに手がストップしていたようなら問題です。

それは、制限時間内で高得点を目指す目的を達成することができないから。

大人になってからもこの“ノリ”で仕事をしていふと、「頑張っているのに上手くいかない・成果が出ない」負のスパイラルに陥ってしまうかもしれません。

そこで大事になるのが「段取り」です。

もし、あなたが

と感じているようであれば、今回の内容がきっと役に立ちます。

おおむね順番も紹介する通りに改善していただくと、より効果が期待できますので、ぜひ読み込んでいただけると幸いです。

（※目次の項目をクリックすると、その箇所をすぐに読めます）

完璧主義を捨てる・「成果」の意味を確認する

仕事の段取りが悪い人は、完璧主義の傾向があります。

仕事のステップすべてをフルパワーで乗り切ろうとするんですね。

その結果、必要ない細部まで作り込まれている、締め切りまでに終わらないといった弊害が出ることも。

成果には、仕事の質に加えて期日までに仕上げることも含まれます。

どのくらいのレベルでいつまでに仕上げればよいのか?

これを確認するようにしましょう。

仕事のゴールと全体像を把握する

完璧主義を捨てた上で

ことが大切です。

ここをしっかりしておくことで、「やみくもに頑張る」といった非効率を予防することができます。

冒頭で紹介したテストのように、特定の箇所にこだわるあまり全体に目を通すことができなかった事態は回避しなければなりません。

あるいは、全体像を把握しておくことでイレギュラーな事態が起きた時でも

を見極めて仕事をすることができます。

仕事をリスト化する・分類する（優先順位の把握を含む）

その際、優先順位の把握も同時に行いましょう。

可能であれば、「まとめて行う方が効率的」なものを集約するなど、ここで頭を使うようにするとラクになります。

これを行うことで

という流れができあがります。

この内容に関連した有名な概念である「パーキンソンの法則」はご存知でしょうか。

「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」というものです。

一般的に質の追求は美しいとされます。

ただし、時間は有限なのですから、メリハリの効いた仕事の進め方にも気を配るようにしたいものです。

効率的な時間管理の方法を探る（手待ち・ボトルネックの最小化）

仕事は一人で黙々と行うことばかりではありません。

社内・社外を問わず、人からバトンを受け取ったり渡したりするシーンもあります。

そんな時、「だれかの仕事が終わるのを待ちながら自分は何もすることがない状態」になれば、時間管理の面で大きなロスになるのは明らか。

これを防止するために何をすべきか、検討することが必要です。

具体的には

など、臨機応変に対処すると仕事全体の効率化を図ることができます。

行動しながら効率化のための改善をする

仕事の段取りを見直すことは大切です。

しかし、そこを重視するあまり今度は「完璧な段取り」を目指すようなことになれば本末転倒ですね。

ある程度の所で実際の仕事に入り、そこから得られるフィードバックを元に次回に活かすというサイクルを回すことが必要になります。

例えば

といったことです。

最適化を目指し、試行錯誤を繰り返していきましょう。

「仕事の段取りが悪い」を一瞬で改善する黄金ステップ・まとめ

まずは前半に紹介した内容から着手していただき、だんだんできることを増やしていくことがおすすめ。

一緒にメリハリある仕事の進め方をマスターしていきましょう。

なお段取りから仕事の最終工程までを網羅した全般的な内容として、仕事の効率化についても紹介しています。

興味のある方はぜひご覧ください。

業務効率化｜事務仕事のカンタン効率化テクニック｜仕事が遅いを解決!

2017-11-19

それではまた別の記事でお会いしましょう。